SPED | Mudanças na escrituração digital, como encará-las? por Harry Tilp Jr.
Tempo, uma palavra cada dia mais valiosa no meio corporativo. Muitos de nós já ouvimos o ditado “Tempo é Dinheiro”, mas esse tempo tem se tornado realmente um investimento para as organizações? Ou passamos boa parte deste tempo com a sensação de estarmos apenas prorrogando os problemas?
A escrituração digital, SPED, EFD-Contribuições, EFD-Social, são termos que vem provocando grande desconforto em algumas empresas e suas equipes. Assim como nossas organizações buscam se informatizar e melhorar seus processos, o governo também procura acompanhar esta evolução proporcionando melhorias em seus sistemas refletindo assim em novas mudanças nos processos dos contribuintes.
O termo mudança por si só gera naturalmente um mal estar para os envolvidos e o sentimento produzido por este pode proporcionar algumas dificuldades na gestão dos projetos.
Muitas vezes inconscientemente tratamos o termo mudança de forma reativa, o que é normal devido à natureza do ser humano de procurar dominar e controlar suas responsabilidades. Nesse sentido, lutamos dia a dia em nossas atividades para fazer o melhor, somos cobrados a apresentar e superar os resultados esperados pelas corporações e quando aparecem mudanças neste cotidiano a insegurança parece ocupar um lugar especial em nossas vidas.
Neste cenário, é importante que a organização defina uma estratégia para a entrega dos arquivos do SPED tendo em vista o prazo e expectativa da organização. No caso específico do EFD Contribuições, temos um intervalo de dois meses nas entregas do arquivo, como por exemplo, neste dia 15 de maio onde será entregue o arquivo referente ao mês de Março. Neste período de dois meses, diversas informações já foram lançadas no ERP, e por se tratar de um processo novo é necessário que a organização esteja atenta a veracidade destas informações mantendo seu ambiente saneado. Procurando sempre trabalhar a correção e validação destes dados na sua origem. Assumir uma postura de corrigir apenas os erros apontados no PVA resolverá a situação para a competência que esta sendo entregue, porém para os próximos meses encontrará as mesmas dificuldades. Identificar os erros e classificá-los, é o primeiro passo para tratar os problemas em sua origem, economizando um tempo considerável neste período.
Desta forma os gestores e gerentes de projeto devem estar atentos a estes fatores, principalmente no que se refere a empatia da equipe para com o projeto. Uma boa comunicação se torna essencial neste momento, lembrando que o ato de se comunicar é uma via de mão dupla, ouvir e canalizar as sugestões da equipe pode ser um grande facilitador para encontrar a melhor estratégia. Mudanças de processo se tornam mais objetivas e eficazes quando encaradas com uma atitude positiva e organizada.
Os problemas são uma constante em um ambiente de mudanças, porém na maneira de lidar com estas dificuldades é que está o segredo para o sucesso dos projetos. Se sua organização está num processo de mudança, isso demonstra que ela está em evolução e procura ser um referencial em um mercado cada dia mais competitivo. Aproveite esta oportunidade para o seu crescimento e o da empresa, assim ambos evoluem e todos ganham!
Ah e o tempo… como diria uma canção “o tempo não para” e quem parar diante das mudanças acaba ficando para trás…
Especialista afirma que é necessário maior conscientização por parte dos empresários e contadores para entenderem que a contabilidade mudou
Com a criação e implementação do Sped – Sistema Público de Escrituração Fiscal e Contábil e das Notas Fiscais Eletrônicas, algumas práticas não muito convencionais para melhorar o resultado dos balanços das empresas e corporações estão deixando de existir.
O processo de adaptação ao novo sistema tem sido doloroso, porém, necessário. A vantagem é que agora os números apresentados estão muito próximos da realidade, facilitando a tomada de decisão, negociação de ações, incorporação ou compra e venda de empresas. ”Estamos seguindo os padrões internacionais de controle. Quando uma empresa compra outra, os números precisam estar corretos para que não ocorra aquisição de ”gato por lebre”. Neste aspecto, a escrituração digital tem conseguido grandes avanços”, esclarece o presidente do Sescap de Londrina, Marcelo Odetto Esquiante. ”Antigamente havia mais prazos e meios legais para resolver os problemas que pudessem aparecer. Com os novos processos, aumentou o rigor, por isso, precisamos todos de atenção redobrada”, comenta Esquiante.
Mas, para que a transição do sistema antigo para o rigor dos novos procedimentos não seja traumática, é essencial que todos façam a sua parte. E nem todos estão fazendo. Uma pesquisa realizada em 2012 pela Prosoft Inteligência Contábil mostrou que 98% dos dados enviados pelo Sped à Receita Federal do Brasil (RFB) não seguiram as regras da entidade, causando erros ou divergências de informações.
De acordo com o diretor de análise tributária da Prosoft, Igor Garrido, as instituições estão enviando as informações para a Receita sem observar as divergências de números ao longo de todo o processo. Além disso, há o acréscimo de detalhes exigidos no Sped, os gestores precisam enviar as informações também via Fcont, sistema que será substituído pelo digital.
Para Garrido, é necessária uma maior conscientização dos empresários e contadores para entenderem que a contabilidade mudou e a integração desse profissional com a empresa deve ser cada vez maior. ”Somente quando a Receita começar as autuações a consciência fiscal aumentará”, diz o diretor.
De acordo com dados da Prosoft, o volume de dados fiscais e operacionais enviados por empresa em ambiente eletrônico para a Receita aumentou 23 vezes, desde a implementação gradual do Sped, ao longo dos últimos cinco anos. As despesas com computadores, sistemas e, principalmente, mão de obra só têm aumentado, segundo apontam as pesquisas.
O Sescap de Londrina tem feito campanhas para que os empresários de todos os setores entendam que não há mais volta e que todos precisam fazer a sua parte. ”Nossa campanha é para que os empresários saibam que é preciso treinar e qualificar seus funcionários que repassam as informações para a contabilidade. Na Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, é preciso inserir corretamente o código do produto vendido. É um código internacional, que serve para todos os países do Mercosul”, diz Esquiante.
Antigamente o contador lançava manualmente o total das notas escrituradas. Hoje, ele importa os dados, em ambiente eletrônico, de cada produto comprado ou vendido pela empresa e a sua respectiva tributação (ICMS, IPI, PIS, Cofins). Quando chegam à Receita, os dados eletrônicos são conferidos pela fiscalização. Se houver divergência, a empresa será visitada pelos fiscais.
”As multas da Receita são pesadas. A tendência é que o rigor aumente. Por isso, é muito melhor e mais barato investir em treinamento e novos equipamentos. É um novo tempo e todos têm que se adaptar”, diz o presidente do Sescap-Ldr.
Em julho de 2012, a carta de correção em papel não servirá mais para corrigir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Secretaria de Estado de Tributação do Rio Grande do Norte (SET/RN) informa que a partir de 01 de julho de 2012, a Carta de Correção Eletrônica (CC-e) passa a ser de uso obrigatório, em substituição à carta de correção em papel, para efeito da regularização de erro ocorrido na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
O Regulamento do ICMS do Estado (R-ICMS/RN), prevê tal obrigatoriedade em seu art. 425-V, § 6º, (decreto 12.667, de 17/março/2012), contemplando a alteração do ajuste SINIEF 07/2005 (§ 4º da cláusula décima quarta-A) cuja eficácia é de alcance nacional.
A autoridade ressalta que, seja em meio eletrônico ou em papel, a carta de correção só é permitida quando o erro no documento original não esteja relacionado com as variáveis que determinam o valor do imposto, com os dados do remetente e destinatário e com a data de emissão ou saída (art. 415-A, do R-ICMS/RN).
A carta de correção eletrônica (CC-e)
A carta de correção eletrônica (CC-e) é oferecida pelas Secretarias de Fazenda (SEFAZ) Estaduais de todo o Brasil como um serviço da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e visa oferecer mais uma comodidade às empresas – emitentes e destinatárias -, ao possibilitar a automatização de seu processo de negócio, reduzindo os custos operacionais do cumprimento dessa obrigação acessória tributária.
Com a implantação da CC-e (já em produção desde meado de 2011), foi introduzido o conceito de registro baseado em evento da NF-e, também chamado de NF-e de 2ª geração, ou ‘NF-e 2G’. Ao longo deste ano, outros eventos serão oferecidos pelas SEFAZ, permitindo maior eficiência no processo de acompanhamento dos registros vinculados a NF-e.
Assim como na NF-e, o processo de emissão da CC-e ocorre eletronicamente, a partir da geração de um arquivo XML específico e da assinatura digital do seu emitente, submetendo-o à autorização pela SEFAZ de origem. Uma vez autorizada, a CC-e passará a ser representada como um evento daquela NF-e. A consulta à CC-e poderá ser feita pelo interessado a partir da consulta à própria NF-e, mediante informação da chave de acesso. O interessado poderá acessar o portal nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br) para consultar a NF-e e a CC-e associada.
Assim, as empresas que emitem nota fiscal eletrônica, destinada a operações com mercadorias e produtos sujeitos ao ICMS, devem adequar suas aplicações, preparando-as para emitir CC-e, em caso de erro na NF-e – e respeitando o que preza a legislação estadual quanto ao seu uso. As empresas destinatárias devem exigir do emitente o envio eletrônico da carta de correção, quando ocorrer, para efeito de registro e escrituração contábil-fiscal. Para obter os ganhos operacionais advindo da NF-e 2G, recomenda-se aos destinatários a adequação de seus sistemas de informação para automação dos registros de eventos da NF-e.
Para mais informações técnicas, deve-se consultar o manual de registro de eventos da NF-e, disponível no portal nacional da NF-e, além do próprio manual de orientação ao contribuinte (v.5.0). Caso persistam dúvidas, o interessado poderá contatar a SET/RN pelo e-mail nfe@set.rn.gov.br.
Edição: Roberto Dias Duarte com informações da SET/RN
A nova demanda determinada pelo fisco, como a geração de dados digitais das duas contribuições federais, o PIS e a Cofins, ainda gera dúvidas e inseguranças por parte de empresários e contadores. O técnico em contabilidade, coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação do Conselho Regional de Contabilidade (CRC/RS), Ricardo Kerkhoff, entende que a principal dificuldade com relação a esses novos modelos de informação é puramente conceitual. “É uma mudança de paradigma que se constituiu durante muitas décadas, em que o empresário realizava as operações de sua empresa sem a menor preocupação com a legislação em vigor”, comenta o especialista.
O Sped Fiscal é um arquivo digital que contém um conjunto de escriturações de documentos fiscais com informações importantes para o fisco que deverá substituir outros controles. O Sped Contábil é a substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital.
Nos últimos tempos, de acordo com Kerkhoff, em virtude dos novos modelos de fiscalização associados ao avanço tecnológico, as ações são cada vez mais monitoradas, planejadas, avaliadas e previstas. Ele observa que a falta de proatividade dos profissionais da contabilidade acaba prejudicando o seu próprio trabalho. “Nossa atuação precisa estar cada vez mais dentro da empresa, se fazendo presente em cada nota fiscal emitida, em cada produto novo cadastrado, em cada mudança de legislação ocorrida”, recomenda. Para ele, as novas demandas por parte do fisco estabelecem uma espécie de “divisor de águas” sobre o passado e o futuro das relações entre empresários e profissionais contábeis.
Para o advogado tributarista, sócio do Cabanellos Schuh Advogados, Rafael Nichele, as empresas ainda têm dificuldade de lidar com os Speds, pois esses sistemas representam uma novidade para a maioria dos contribuintes. Segundo ele, as instituições têm procurado investir em acompanhamentos especializados para o preenchimento das obrigações acessórias e, principalmente, a interpretação da legislação tributária antecipando-se a eventuais divergências com o fisco.
“As empresas estão inseguras”, diz o advogado. Ele acredita que os problemas poderão se iniciar, num segundo momento, quando a Receita Federal do Brasil começar a revisar os arquivos dentro do prazo de cinco anos conforme estipula a legislação. “Neste período, as instituições vão saber, efetivamente, mediante o recebimento de autos de infração, se as informações por elas transmitidas estavam incorretas”, salienta. Mas, para que não haja surpresas futuras, Nichele recomenda que os gestores busquem se especializar para que as informações prestadas sejam corretas e não gere autuações ou multas milionárias.
As dificuldades, conforme Nichele, também passam pela complexidade tributária. A legislação do PIS/Cofins não cumulativo, por exemplo, já sofreu mais de 80 alterações nos últimos meses. “É praticamente impossível os empresários acompanharem tantas alterações”.
Pesquisa demonstra insatisfação dos empresários
A Fiscosoft, empresa especializada em informações fiscais e legais, realizou um estudo com 1.188 empresas brasileiras e demonstrou que 96,3% dos pesquisados necessitam aplicar mais recursos, tais como horas de profissionais, sistemas, consultoria externa, para cumprir com as obrigações tributárias exigidas pelo fisco com o Sped.
Um dos objetivos dos Speds é a economia com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias. No entanto, 59,7% afirmaram que essa redução não ocorrerá, pois não acreditam que, no futuro, será possível cumprir as obrigações acessórias com menos recursos. Ou seja, mesmo que haja uma fase de transição, a maioria entende que o sistema continuará consumindo mais recursos.
Porém, com relação a melhorias na gestão e controles internos, 79,3% dos entrevistados afirmaram que o Sped trouxe, de fato, benefícios para as empresas. A diminuição da concorrência desleal é também uma das promessas do Sped, e 75,1% dos entrevistados acreditam que isso acontecerá em decorrência da transparência e maior facilidade na fiscalização por parte do fisco, evitando assim sonegação fiscal.
Apesar disso, o estudo também concluiu que, apesar do aumento de custos, o Sped é positivo para o País, com mais de 90% das respostas.
Altos custos e aperfeiçoamento são necessários no processo
Além da complexidade do Sped, há um custo agregado que depende do volume gerado. Para os estabelecimentos que possuem poucas informações é mais simples e, portanto, o investimento também é menor. Segundo o coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação CRC/RS, Ricardo Kerkhoff, alguns casos são resolvidos com um custo de aproximadamente R$ 3 mil ou R$ 4 mil. No entanto, em empreendimentos com maior volume de informações e, naturalmente mais complexos, os investimentos se iniciam com a capacitação e treinamento de pessoas, passando por atualização de parque tecnológico e, por vezes, mudança de sistemas. O cálculo, nesses casos, pode chegar até R$ 200 mil.
Os empresários, no entanto, são os principais responsáveis pela geração e entrega das informações, pois eles precisam assinar digitalmente ou passar uma procuração para o profissional da contabilidade. Portanto, Kerkhoff observa a necessidade de aperfeiçoamento de todos os envolvidos no processo.
Erros e divergências são comuns na transmissão dos dados
Outra pesquisa realizada em 2012 pela Prosoft Inteligência Contábil e Proximidade mostrou que 98% dos dados enviados pelo Sped à Receita Federal do Brasil (RFB) não seguiram as regras da entidade, causando erros ou divergências de informações. A constatação faz parte de levantamento feito pela área fiscal da empresa entre seus clientes.
De acordo com o diretor de análise tributária da Prosoft, Igor Garrido, as instituições estão enviando as informações para a Receita sem observar as divergências de números ao longo de todo o processo. Além disso, além do acréscimo de detalhes exigidos no Sped, os gestores precisam enviar as informações também via Fcont, sistema que será substituído pelo digital.
Para Garrido, é necessário uma maior conscientização dos empresários e contadores para entenderem que a contabilidade mudou e a integração desse profissional com a empresa deve ser cada vez maior. “Somente quando a Receita começar as autuações a consciência fiscal aumentará”, diz o diretor.
A apuração do PIS e da Cofins para as empresas do lucro presumido foi entregue em abril. No final de junho será a vez daquelas enquadradas no lucro real. Garrido aconselha que os empresários invistam em um bom software que traduza os dados e em qualificação de pessoal.
De acordo com dados da Prosoft, o volume de dados fiscais e operacionais enviados por cada empresa em ambiente eletrônico para a Receita aumentou 23 vezes, desde a implementação gradual do Sistema Público de Escrituração Digital, ao longo dos últimos cinco anos. As despesas com computadores, sistemas e, principalmente, mão de obra só têm aumentado, segundo apontam as pesquisas.
O contador lançava manualmente o total das notas escrituradas. Hoje, ele importa os dados, em ambiente eletrônico, de cada produto comprado ou vendido pela empresa e a sua respectiva tributação (ICMS, IPI, PIS, Cofins). “O resultado é que a base de dados enviada à Receita passou de um gigabyte para 23 gigabytes”, afirma o diretor Garrido.
Quando digitalizados, os dados podem ser acessados pelo fisco federal e também estadual, portanto, quanto maior o número de informações enviadas em ambientes eletrônico, mais potente deverá ser o servidor. De acordo com o sócio do Tax Technology Group (TTG) da KPMG, Marlon Custódio, o processo exigido pela Receita Federal do Brasil (RFB) permite avaliar as movimentações de saída das notas fiscais que não foram tributadas e identificar possível sonegação fiscal.
Já para as entradas referentes aos créditos serão avaliadas as operações entre estabelecimentos, ou seja, serão realizados cruzamentos com as NF-e que se encontram no site de dados da RFB. “O maior cuidado que as empresas devem ter diz respeito à linha do tempo referente à tomada de créditos e apuração dos débitos, ou seja, a RFB poderá analisar as operações graficamente identificando possíveis oscilações significantes”, comenta.
O modelo de emissão eletrônico vem sendo adotado no Brasil desde 2008, tendo como pioneira a já conhecida Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Agora a nota da vez é a NFS-e, a Nota Fiscal de Serviços eletrônica, que vem sendo exigida por mais de 300 municípios em todo o Brasil.
Cada vez mais as empresas estão se habituando ao modelo eletrônico de emissão dos documentos fiscais. Já é perceptível, um movimento maior na exploração de todos os recursos e benefícios trazidos pela NF-e. Na parte governamental, as Prefeituras Municipais também estão entrando nesse contexto, prova disto é o grande número de cidades que estão implementando a NFS-e – Nota Fiscal de Serviços eletrônica.
Atualmente já são cerca de 300 cidades com o modelo eletrônico implantado e a tendência é que até final deste ano já tenham mais de 400. A evolução no número de Prefeituras trouxe também um aumento nos modelos de comunicação entre o sistema de gestão municipal e os softwares dos contribuintes. Há muitos fornecedores de soluções de gestão pública, entretanto não há um modelo padrão de integração.
Diferenças nos modelos de integração
Na NF-e o contribuinte encaminha para a Secretaria Estadual os arquivos eletrônicos para autorização. Para todos os estados há um modelo padrão, o que facilita o processo para as empresas de desenvolvimento de software e para os contribuintes. Caso a empresa possua filiais em mais de um estado, o layout do arquivo da NF-e continua o mesmo.
Já na NFS-e a comunicação é feita com a Prefeitura e não há um padrão adotado por todas elas. A ABRASF desenvolveu um modelo conceitual para o desenvolvimento da Nota de Serviço eletrônica e muitas Prefeituras o adotam. Mas se trata de um modelo conceitual, na prática cada município possui suas particularidades, o que acaba gerando diferentes padrões técnicos de integração. Diferentes layouts, diferentes webservices. Essas diferenças geram certa “dor de cabeça” para desenvolvedores de software e contribuintes.
Além dos padrões desenvolvidos internamente por cada Prefeitura, há outras empresas que fornecem softwares de gestão pública e que possuem diferentes modelos de integração. Para empresas de software que atendem clientes em muitas cidades e para empresas que possuem inúmeras filiais/franquias, integrar com cada município é uma barreira a ser vencida.
Posso citar aqui pelo menos 20 modelos existentes: WebISS, Betha, ISSintel, GINFES, IPM, DSFNET, ISS. Net, Simpliss/GDN, E – Governe, Tiplan, Governo Digital, ISISS, Equiplano, Abaco, ISS Web, Prodam (São Paulo), Curitiba (derivação ABRASF), Rio de Janeiro (derivação ABRASF), Belo Horizonte (derivação ABRASF) e Salvador (derivação ABRASF).
Diferenças gerais entre a NF-e e NFS-e
De forma bem simples, vou relacionar aqui algumas das principais diferenças entre a Nota Fiscal eletrônica e a Nota Fiscal de Serviços eletrônica e explicar cada uma delas.
Layouts de integração
NF-e: Possui uma abrangência maior de informações, pois precisa atender a todos os ramos de atividades, inclusive serviços. Tem a vantagem de ser um padrão único em qualquer estado.
NFS-e: Possui um layout simplificado, mas as informações são variáveis de acordo com a necessidade do município.
Geração das notas
NF-e: É gerada pelo sistema do contribuinte, assinada digitalmente e transmitida para a Secretaria de Fazenda Estadual. A SEFAZ valida as informações e concede a autorização de uso.
NFS-e: Existe a figura do RPS (Recibo Provisório de Serviços). O sistema do contribuinte gera o RPS e transmite para a Prefeitura. A Prefeitura transforma o RPS em NFS-e e disponibiliza o arquivo XML para o contribuinte. Nesse processo, há modelos que exigem o uso da Certificação Digital (maioria) e outros que não exigem.
Portal de digitação da Nota eletrônica
NF-e: As Secretarias de Fazenda Estaduais não disponibilizam sistemas web para os contribuintes. Entretanto, há um software gratuito que pode ser baixado no Portal da NF-e
NFS-e: Praticamente todas as Prefeituras disponibilizam um Portal web para a digitação da NFS-e. Esse modelo é muito útil para empresas que não possuem nenhum software de gestão ou micro empreendedores individuais.
Transmissão das Notas e retorno
NF-e: O sistema do contribuinte transmite um lote de notas para a SEFAZ, que recebe e processa posteriormente. Para obter o retorno da autorização, o sistema do contribuinte faz uma nova consulta na SEFAZ.
NFS-e: As Prefeituras utilizam a mesma sistemática dos ambientes dos estados. Entretanto, há municípios em que o retorno do processamento da NFS-e é dado logo após o envio do lote de RPS, pelo sistema do contribuinte. Desta forma não é necessário efetuar uma nova consulta para identificar o status da nota.
Tempo de processamento
NF-e: Em geral, é muito rápido. Exceções acontecem, mas normalmente o retorno com a autorização (ou rejeição) é obtido em alguns segundos ou minutos
NFS-e: Como é o sistema da Prefeitura que gera a NFS-e, há casos em que ela pode levar até 10 (dez) dias para processar o RPS em Nota Fiscal de Serviços eletrônica.
Solicitações possíveis
NF-e: É possível encaminhar solicitações de autorização de nota, cancelamento e inutilização.
NFS-e: É possível encaminhar o RPS e solicitar o cancelamento. Não há a figura da inutilização, entretanto há a possibilidade de solicitar a substituição.
Prazo para cancelamento da Nota
NF-e: O contribuinte tem até 168 horas para solicitar o cancelamento.
NFS-e: Pode ser variável de acordo com a legislação municipal. Em geral, o cancelamento via sistema pode ser feito até o pagamento do ISS. Alguns municípios permitem o cancelamento também via processo administrativo.
*Maicon Klug é Diretor de Marketing da G2KA Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão de Documentos Eletrônicos (Nota Fiscal eletrônica, Nota Fiscal de Serviços eletrônica e Conhecimento de Transporte eletrônico).
Fonte: Assessoria Adove, via correspondência eletrônica
A Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia (SEFAZ/BA) informa que foi aprovado no último mês de abril o novo modelo de Equipamento Emissor de Cupom fiscal (ECF), com base no Convênio ICMS 09/09.
Desde 2009 foram feitos diversos testes de hardware e de software que tiveram participação de órgãos técnicos credenciados e de fiscais especialistas em ECF de diversos estados, resultando no ECF com Módulo Fiscal Blindado (MBF), a nova geração destes equipamentos.
Segundo o coordenador da Gerência de Automação Fiscal, José Antonio Costa, entre as novidades, o novo equipamento permite ao consumidor a possibilidade de receber segunda via de cupom fiscal em caso de perda, uma garantia extra para comprovação da compra. O consumidor poderá, também, conferir na internet os cupons fiscais emitidos após cadastro em programa específicos da Sefaz, que já estão em fase de estudos e preparação do ambiente web.
Com mais rapidez no atendimento, o novo ECF imprime o cupom fiscal sem necessidade de esperar conexão e geração do documento fiscal e o Cupom Fiscal Eletrônico pode ser transmitido posteriormente. Como o contribuinte pode integrar o ECF com as soluções de cartões de crédito e de débito, o comprovante de pagamento com cartão é impresso junto com o cupom fiscal, facilitando no atendimento ao consumidor e dispensando o contribuinte de alugar máquinas de cartões, recurso que foi mantido, herdado dos modelos anteriores.
Além disso, o novo ECF apresenta mudanças em sua manutenção. Com um módulo fiscal blindado, as áreas críticas para a segurança, como a placa controladora fiscal, estarão protegidas contra manipulação e adulteração do equipamento, evitando fraudes e prejuízos ao Estado. Qualquer tentativa de violação causa dano irrecuperável ao equipamento, sendo bloqueado definitivamente. Por não precisar de lacres, ser mais robusto e com memória de maior capacidade, o novo ECF sofrerá menos intervenções técnicas, reduzindo custos de manutenção. As intervenções, em sua maioria serão lógicas, realizadas remotamente pelo fabricante. O software básico, antes gravado em dispositivos EPROM, ficará em memória do tipo flash, atualizável sem necessidade de troca, colaborando para a redução dos custos das atualizações das versões.
O equipamento trará também novos recursos de conectividade, como placa de rede, suporte a chip de celular, com a possibilidade de optar pelo meio de transmissão via web ou GPRS/celular e conexão wi-fi (sem fio). Estes recursos permitem a emissão dos dados das vendas em tempo real, diretamente para os bancos de dados da Sefaz, que serão assinados digitalmente pelo fabricante, facilitando a fiscalização.
Todos os equipamentos terão como padrão entrada USB, possibilitando a extração de arquivos facilmente para um pen drive em caso de perda no Banco de dados e de impossibilidade técnica de recuperar arquivos, facilitando, também, a fiscalização de contribuintes para os quais a SEFAZ pode dispensar a exigência de transmissão de arquivos. Uma outra melhoria significativa é o fim do “bitmap” da Redução Z, imagens impressas ao fim do referido documento, no fechamento do caixa, que consumia muita bobina, o que deve gerar mais economia para os contribuintes usuários, tanto em bobinas como em energia.
“O fisco, os contribuintes e os consumidores só têm a ganhar com o novo ECF. A Sefaz-Ba ainda decidirá sobre os prazos para os contribuintes trocarem seus atuais equipamentos pelos novos e o estado de Santa Catarina deve ser o primeiro a estabelecer a obrigatoriedade da atualização do parque de ECF atualmente instalado, já tendo, nesta Unidade Federada, um contribuinte voluntário para uso do novo equipamento.”, explica José Antonio Costa.
Edição: Roberto Dias Duarte com informações da SEFAZ/BA
Agora PIS e Cofins também são apuradas de forma digital; mudança deu problemas, mas também trouxe soluções.
Natalie Catuogno
Depois de uma série de adiamentos e mudanças no que seria exigido de fato, finalmente entrou em vigor para as empresas que operam pelo lucro real, o Sped Contribuições, que vai apurar o PIS /Pasep e Cofins, agora em ambiente Sped (Sistema Público de Escrituração Digital).
As empresas optantes pelo lucro real entregaram, pela primeira vez, esse módulo do sistema em março, informando movimentação referente a janeiro de 2012. Além dos adiamentos, o que chamou a atenção foi a complexidade das informações exigidas e a confusão que cumprir a demanda causou nas empresas.
A primeira mudança significativa é que, antes, quando PIS e Cofins eram auferidos pelo Dacon (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), o supermercadista – e demais empresários – informava apenas o valor final da movimentação do período e o valor consolidado, portanto, de créditos tomados e dos débitos.
Agora, com as informações exigidas pelo validador do Sped Contribuições, da Receita Federal, é preciso informar os dados de item por item comprado e vendido, inclusive daqueles que foram isentos desses tributos (com alíquota zero, por exemplo, ou em suspensão).
Outro ponto crítico refere-se à quantidade de dados por item. É preciso informar a origem da mercadoria, incidência de PIS e Cofins (se é cumulativa ou não, crédito presumido, regime diferenciado de tributação), a NCM (que é a nomenclatura geral do Mercosul) pela qual a Receita identifica o produto, sua descrição correspondente, além de uma longa lista de outras exigências. É preciso declarar mesmo os produtos para os quais não haja incidência das contribuições.
“O varejista está tendo de lidar com uma série de informações contábeis, fiscais e tributárias que, antes, passavam despercebidas”, conta Claus Dieter Lindner, diretor de produtos da MegaSul Sistemas, especializada em varejo, que tem acompanhado de perto clientes varejistas às voltas com as novas exigências do Fisco.
Natural, portanto, enfrentar dificuldades nesse processo. Segundo os contabilistas e tributaristas ouvidos pela reportagem, os principais gargalos enfrentados pelo setor para se adequar foram – e ainda são – o cadastro e a correção das informações dispostas nele; os dados referentes à tributação dos produtos e o sistema de retaguarda da loja, que, além de ser “parrudo” o suficiente para dar conta do volume de dados, precisou passar por adequações a fim de armazenar e extrair as informações exigidas pelo Fisco, de acordo com o layout do Sped.
“Nossa primeira dificuldade foi fazer com que nosso sistema de gestão ficasse apto a suprir as necessidades impostas pela Receita Federal”, conta Adilson Weber, gerente de Gestão Fiscal da Coop, rede com 23 lojas no ABC Paulista e no interior do Estado.
Por mais preparados que os sistemas estivessem, foram necessários ajustes tanto nos softwares de retaguarda como nos que controlam a frente de caixa, explica Fábio Alves Izidoro, consultor da Contmatic Phoenix, especializada em softwares de gestão.
Outro ponto sensível: há empresas com sistemas que não são nacionais. Nesse caso, foi ainda mais complicado preparar a retaguarda para o Sped Contribuições, explica Marta Pelucio, professora da Fipecafi (Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis, Atuariais e Financeiras) e sócia da Praesum Contabilidade Internacional.
O cadastro também deu trabalho. Primeiro porque muitas das informações hoje requeridas pela Receita Federal sequer faziam parte dos bancos de dados médios. Segundo porque boa parte dos dados críticos, como a NCM e o regime de tributação, continham, em geral, algum erro.
“A maior dificuldade para os nossos clientes foi justamente corrigir essas informações e fazer ‘bater’ os dados que iam para o Sped com a realidade”, diz Marcos Gomes, diretor da MG Contécnica.
Foi preciso buscar erros e inconsistências no banco de dados e, ainda, criar regras para receber novos produtos de forma a diminuir as chances de os erros reaparecerem. A Coop chegou a contratar uma consultoria externa para ajudar a arrumar o cadastro, que tem 35 mil itens de venda ativos (45 mil contando os comercializados desde cinco anos atrás e 85 mil no total, incluindo aquisições não destinadas à revenda).
“Com a entrada em vigor desse módulo do Sped, qualquer erro no cadastro, especialmente na NCM, compromete a apuração do tributo e as informações vinculadas a isso”, explica Weber, o que pode redundar em gastos desnecessários com o Fisco, por exemplo.
Fernanda Albuquerque, advogada especializada em tributação e diretora administrativa do Supermercado Zattão, loja independente em Pirituba, explica que, com as margens cada vez mais espremidas, a atenção precisa ser redobrada. “Temos alto giro no açougue. Como perdemos recentemente boa parte dos créditos de PIS e Cofins em carnes, não podemos correr o risco de informar uma tributação maior por problemas de cadastro”, diz ela.
No caso da loja dela, cuja informatização vem de longa data (há mais de 20 anos) e cujo sistema estava apto a operar segundo o Sped desde junho de 2011, o foco maior foi para o recebimento de mercadorias.
A empresa definiu que sempre deve haver conferência da mercadoria com base no arquivo digital das notas fiscais dos fornecedores. Cada nova nota digital é importada para o sistema da loja e, na hora, os dados (como a crítica NCM e os preços) são checados e conferidos com os que já constam nos arquivos da empresa. “Qualquer inconsistência é apontada automaticamente, nada fica para depois”, conta Albuquerque.
Outra vantagem desse tipo de cuidado é evitar erro humano na digitação dos dados da nota fiscal do fornecedor no sistema da loja.
Segundo os especialistas ouvidos por SuperVarejo, boa parte dos sistemas de retaguarda já está apto a importar os dados digitais da nota fiscal, seja do arquivo enviado pelo fornecedor, seja diretamente do sítio da Receita Federal.
O primeiro envio do Sped Contribuições, estimam os consultores, ainda esteve longe do ideal, mesmo com toda a preparação a que supermercadistas, desenvolvedores e contabilistas se submeteram.
“Estamos mexendo no nosso cadastro desde janeiro de 2011, a partir de novembro passado começamos a trabalhar mais focados no Sped e, ainda assim, entregamos em março com retificações a serem feitas posteriormente”, conta Weber, da Coop.
A Receita Federal não respondeu, até o fechamento dessa reportagem, no final de abril, o balanço da primeira entrega. Mas consultores ouvidos por SuperVarejo estimaram que boa parte dos empresários (a maioria, na avaliação de alguns especialistas) entregaram a declaração com informações incompletas ou “sem movimento” para, depois, retificar.
“As multas por atraso são pesadas: R$ 5 mil por mês não enviado, cumulativos. Uma empresa que deixe de declarar por 3 meses, por exemplo, vai pagar R$ 15 mil pela primeira declaração atrasada, R$ 10 mil pela segunda e R$ 5 mil pela terceira, totalizando R$ 30 mil”.
Não tem milagre. A solução para a confusão inicial é mesmo “arrumar a casa”. Os especialistas ouvidos por SuperVarejo apostam que, já nos próximos meses, a situação comece a se normalizar. “O percentual de empresas que entregarão, propositalmente, as informações sem movimento deve cair pela metade já em abril. É reflexo das mudanças que já vem sendo feitas tanto nos bancos de dados como nos softwares. Ou seja, o essencial é continuar resolvendo esses dois gargalos”, explica Gomes, da MG Contécnica.
Bônus
Se é certo que a adequação é um ônus da nova legislação, o aumento do controle e da eficiência dos processos é o bônus. Afinal, corrigir os cadastros, ampliar a quantidade e a qualidade de informação disposta nele e melhorar os processos de recebimento, não servem apenas para deixar o Fisco satisfeito.
“Escriturar da forma correta, por exemplo, significa não pagar imposto a mais nem ficar vulnerável a uma autuação. Pagar mal é pagar duas vezes”, avalia Albuquerque, do Zattão. Informações que, antes, ficavam à margem do processo de gestão –ou escondidas em setores muito específicos-, agora ganharam holofotes, pois tornaram-se relevantes para o cumprimento da obrigação acessória do PIS/Cofins.
É o caso, por exemplo, de itens incidentes sobre a folha de pagamento e dos créditos de ambas as contribuições, que ficavam “escondidos”, quando no total mensal declarado pelo Dacon era o que dificultava a percepção de erros e mesmo de gastos desnecessários. “Isso pode melhorar inclusive o provisionamento de pagamento desses tributos, pois como o acompanhamento agora é em tempo real, é possível antecipar valores e se preparar melhor”, diz Lindner, da MegaSul Sistemas.
O professor da FIA, José Carlos de Souza Filho, especializado em tributos, evidencia um outro ganho: a possibilidade de enxergar mais claramente a tributação sobre as perdas e, assim, reduzi-las.
Segundo ele, o governo tributa todos os produtos, mesmo que, por perdas, não tenham sido vendidos. Com a escrituração item por item, vai ficar mais evidente para o varejista essa relação e o peso dela no bolso. “Vai ser preciso ter ainda mais atenção a esse já delicado tema”, avalia.
Menos sonegação, mais arrecadação
O Sped vem sendo implantado em módulos e aos poucos, desde 2009 e tem como principal objetivo tornar totalmente digital a entrega de documentos contábeis e fiscais aos governos municipais, estaduais e federal. Todos os principais impostos incidentes sobre a atividade empresarial estão ou estarão contemplados no Sped.
“O Fisco agora vai poder cruzar dados do Sped Contábil com o módulo do PIS e da Cofins, por exemplo, o que vai tornar mais rápida e mais exata a fiscalização”, diz Luís Aquaroli, consultor tributário e trabalhista da Performance Auditoria e Consultoria Empresarial.
Ele explica que os quatro principais módulos do Sped (Contábil, Fiscal, Contribuições e NF-e, a nota fiscal eletrônica) estão implantados, fechando o cerco para evitar ilícitos. “A partir dessas informações digitais, o governo pretende promover a atuação integrada dos fiscos [municipal, estadual e federal], racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias e tornar mais célere a identificação de problemas”.
Isso porque, com todas as informações em ambiente virtual, não mais em papel, o governo pode, por exemplo, confrontar dados que o empresário tenha declarado por intermédio dos diversos livros contábeis constantes do Sped Contábil com aquilo que ele declarou no complexo balanço do módulo das contribuições.
E não para por aí: é possível buscar inconsistências até mesmo cruzando informações de varejistas com as de seus fornecedores, por exemplo, utilizando-se da NF-e emitida pela indústria e dos dados declarados pelo comerciante.
“O Sped é um histórico de um determinado produto e, consequentemente, das atividades comerciais ligadas a ele. É possível, agora, rastrear toda a cadeia fiscal de um item comparando as informações dos vários módulos do sistema, tanto do varejo como da indústria”, complementa Ulisses Brondi de Almeida Prado, sócio-diretor da Asis Projetos, empresa de inteligência fiscal e contábil especializada em soluções tecnológicas para o Sped.
Com isso, o governo mira no aumento de arrecadação pela diminuição da possibilidade de sonegação, uma vez que cresce cada vez mais a possibilidade de acompanhar as atividades contábeis e fiscais das empresas, explica José Carlos de Souza Filho, da FIA.
Para tanto, outros módulos estão programados para entrar em vigor –caso do E-Lalur, cuja apuração deve começar em 2013, com entrega programada para 2014; e do Sped Fiscal (que apura ICMS e IPI) em São Paulo (como ICMS é um imposto estadual, cada unidade da federação tem regras próprias nesse caso).
Atualmente, mais de 5.500 empresas paulistas, totalizando 19.650 estabelecimentos de diversos segmentos, estão obrigadas ao Sped Fiscal. Juntas, elas respondem por 80% da arrecadação do ICMS estadual, segundo a Secretaria da Fazenda (Sefaz).
A partir de outubro de 2012 deve começar a ser implantado, em seis etapas, um cronograma para a inclusão das empresas paulistas no Sped Fiscal. A previsão da Sefaz é completar essa implantação, abrangendo todas as firmas até janeiro de 2014.
Há, ainda, em nível federal, outros módulos em estudo, especialmente na área da previdência social e dos impostos incidentes sobre a folha de pagamentos.
Retaguarda na linha de frente: gestão mais cara
Com as mudanças ocorridas a partir da implementação de mais um módulo do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), o EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições, serviços de “retaguarda” e apoio, como softwares e contabilidade, viram estratégicos.
Conceitos contábeis e tributários com os quais o supermercadista sequer tinha de lidar são, agora, essenciais para a apuração correta e segura do PIS/Pasep e da Cofins, as duas contribuições abrangidas pelo novo módulo.
Segundo os consultores ouvidos por SuperVarejo, na prática, isso significa, basicamente:
1) Lançar mão de softwares mais robustos, que deem conta do tráfego de informações e que, efetivamente, sincronizem as informações de retaguarda (como estoque e cadastro) com a frente de caixa.
2) Adequar esses softwares às necessidades específicas do Sped e, quando for o caso, incrementar com produtos extras, como o sistema que importa os dados da NF-e diretamente do arquivo “.xml” enviado pelo fornecedor e disponível no sítio da Receita Federal.
3) Sincronizar o sistema da loja com o do contador. É preciso, explicam os especialistas ouvidos pela SuperVarejo, utilizar os mesmos parâmetros do sistema do contador para não haver discrepâncias no processo de importação/exportação de dados.
4) Buscar profissionais contabilistas qualificados para lidar com a complexidade de informações requeridas pelo Fisco, independentemente de a gestão contábil ser terceirizada ou não. O ideal é treinar e qualificar também os funcionários responsáveis pelo cadastro e pelo recebimento das mercadorias.
O problema disso é que, por ideal que seja, acaba redundando em aumento de custos para o varejista. “Há um aumento impulsionado pelo incremento do sistema de gestão e outro pelo contabilista, cujo trabalho se tornou muito mais complexo agora”, explica José Carlos de Souza Filho, professor da FIA especializado em tributos.
Os pequenos negócios, ainda de acordo com os consultores, são os que vão sofrer mais para se adaptar e para manter a apuração via Sped Contribuições (o que significa, por exemplo, evitar erros no cadastro nas novas entradas de dados).
Isso porque, principalmente, os programas mais acessíveis costumam ser menos “parrudos” e oferecer menos chances de adequações. Além disso, são as empresas menores que têm quantidade menor de funcionários. “Os menores, em geral, não tem uma equipe destinada a cuidar apenas desses ‘detalhes’ da contabilidade, nem recursos para investir em um sistema melhor ou em um serviço mais adequado de contabilidade”, alerta Marta Pelucio, professora da Fipecafi.
Performance Auditoria e Consultoria Empresarial: (11) 2539-0632
Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo: (11) 3243-3400
Zattão Supermercado: (11) 3974-7266
Infográfico Sped 360º
Os principais módulos do Sped –agora- já estão em vigor:
NF-e
A Nota Fiscal eletrônica foi o primeiro dos módulos a entrar em vigor, num esforço conjunto entre as secretarias estaduais e a Fazenda nacional. Foi o primeiro passo para o registro digital dos fatos geradores de impostos como ICMS e IPI.
Substituiu a escrituração física em papel pela digital, criando versões virtuais dos livros: razão, diário, balancetes etc. Serve para acompanhamento patrimonial e também como um dos parâmetros para aferição de impostos como IRPJ, CSLL, PIS e Cofins. Sped Fiscal (ou EFD –Escrituração Fiscal Digital- ICMS IPI) Foi implementado completamente em alguns estados, mas noutros ainda não (caso de São Paulo, que é obrigada ao envio das informações via Sped parte das empresas, não todas ainda). É a base para a apuração de impostos como ICMS e IPI.
Sped Contribuições (ou EFD –Escrituração Fiscal Digital- PIS Cofins)
Recém-implementado para as empresas optantes pelo lucro real, é o mais complexo de todos os módulos, pois exige a entrada de informações item a item comercializado. Serve para ajudar a apurar as contribuições PIS/Pasep e Cofins.
10/05 – Alguns comemoram, outros lamentam. O decreto presidencial que criou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) completou 5 anos neste primeiro mês de 2012. Em verdade, é uma legislação relativamente singela que define, basicamente, o que ele é e quem são seus usuários.
Na prática, o que impacta na vida de todas as 6 milhões de empresas brasileiras (e dos 21 milhões de empreendedores “informais”) são os projetos do SPED, ou seja, a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Fiscal Digital (EFD), entre outros.
Poucos se lembram, mas o SPED nasceu antes mesmo de sua “certidão de nascimento”, o Decreto 6.022, de 15 de dezembro de 2007. A Escrituração Fiscal Digital (EFD) do ICMS e do IPI foi instituída pelo Convênio ICMS nº 143.
Em 14 de setembro de 2006, a primeira Nota Fiscal eletrônica (NF-e) foi emitida e autorizada pela Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul, com validade jurídica.
Além disso, há quase 7 anos o Ajuste SINIEF 07, de 30 de setembro de 2005, instituiu a NF-e no Brasil. De lá para cá, vem ocorrendo um lento e gradual despertar para a maior transformação na forma de gerir empresas já ocorrida na história deste país.
Isso porque o SPED impõe um nível alto de conformidade fiscal e, consequentemente, o uso de ferramentas de governança a todas as empresas brasileiras: legalmente constituídas ou não.
Enfim, enquanto os empreendedores brasileiros comemoram o crescimento das vendas, o que inclui idas de anônimos ao Canadá, que muitas vezes retornam com suas sacolas de compras cheias, o Fisco age, silenciosamente, utilizando todo o potencial informacional das 4 bilhões de notas eletrônicas emitidas.
Cruzando os dados de NF-e com os demais livros fiscais digitais, práticas fraudulentas estão sendo descobertas: meia nota, venda sem nota, venda de produtos com preço muito baixo, pessoas físicas operando como empresas. Enfim, os jeitinhos tributários estão escancarados no mundo digital.
Há muitos que não acreditam. Talvez por não saberem que uma nota eletrônica emitida de forma errada ou fraudulenta poderá ser utilizada para penalizar o emissor e o receptor em, no mínimo, 5 anos. Ou seja, as empresas devem se preparar, hoje, para enfrentar uma auditoria digital, com as técnicas e métodos que possivelmente só veríamos em 2017!
Como disse Isaac Asimov:
“Se conhecimento pode trazer problemas, não é sendo ignorante que poderemos solucioná-los”.
Assim, se algumas empresas enfrentam problemas para adequar-se às exigências do Fisco Digital, a maior parte ainda vive nas trevas da ignorância. Para estas últimas há uma certeza: elas não ficarão no Canadá para sempre.
*Roberto Dias Duarte, professor, escritor e empresário, com MBA em administração de empresas pelo Ibmec. É diretor acadêmico e cofundador da Escola de Negócios Contábeis (ENC)
O TREINAMENTO
SPED: SAIBA COMO NÃO TER PREJUIZO FINANCEIRO
Foi nesta terça-feira, 11 de abril, no Auditório da RADInfo, aconteceu o treinamento “SPED: saiba como não ter prejuízo financeiro”.
125 participantes
10h de treinamento
Nível de satisfação de 95.5%
O Treinamento foi uma experiência única de aprendizado e teve como objetivo contribuir com a redução dos custos operacionais dos Clientes RADInfo, através da qualificação dos funcionários das áreas fiscais e financeiras para evitarem situações que gerem prejuízos com os compromissos tributários.
A iniciativa da RADInfo foi muito bem recebida pelos participantes, profissionais das áreas contabil, fiscal, financeira e T.I. que avaliaram o evento com exelente nível de aproveitamento.
7 Perguntas e 7 Respostas.
Os consultores Quelps Ramalho,Wilton de Queiroz e Danúbia Vinhal apresentaram questões sobre SPED, Simples Nacional, CFOP, etc.
A equipe de consultores forneceu subsídios para que as empresas otimizem a utilização das ferramentas RADInfo de gestão financeira, e possam atuar com total segurança frente às novas regras de controle fiscal.
