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Agora PIS e Cofins também são apuradas de forma digital; mudança deu problemas, mas também trouxe soluções.

Natalie Catuogno

 

Depois de uma série de adiamentos e mudanças no que seria exigido de fato, finalmente entrou em vigor para as empresas que operam pelo lucro real, o Sped Contribuições, que vai apurar o PIS /Pasep e Cofins, agora em ambiente Sped (Sistema Público de Escrituração Digital).

As empresas optantes pelo lucro real entregaram, pela primeira vez, esse módulo do sistema em março, informando movimentação referente a janeiro de 2012. Além dos adiamentos, o que chamou a atenção foi a complexidade das informações exigidas e a confusão que cumprir a demanda causou nas empresas.

A primeira mudança significativa é que, antes, quando PIS e Cofins eram auferidos pelo Dacon (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), o supermercadista – e demais empresários – informava apenas o valor final da movimentação do período e o valor consolidado, portanto, de créditos tomados e dos débitos.

Agora, com as informações exigidas pelo validador do Sped Contribuições, da Receita Federal, é preciso informar os dados de item por item comprado e vendido, inclusive daqueles que foram isentos desses tributos (com alíquota zero, por exemplo, ou em suspensão).

Outro ponto crítico refere-se à quantidade de dados por item. É preciso informar a origem da mercadoria, incidência de PIS e Cofins (se é cumulativa ou não, crédito presumido, regime diferenciado de tributação), a NCM (que é a nomenclatura geral do Mercosul) pela qual a Receita identifica o produto, sua descrição correspondente, além de uma longa lista de outras exigências. É preciso declarar mesmo os produtos para os quais não haja incidência das contribuições.

“O varejista está tendo de lidar com uma série de informações contábeis, fiscais e tributárias que, antes, passavam despercebidas”, conta Claus Dieter Lindner, diretor de produtos da MegaSul Sistemas, especializada em varejo, que tem acompanhado de perto clientes varejistas às voltas com as novas exigências do Fisco.

Natural, portanto, enfrentar dificuldades nesse processo. Segundo os contabilistas e tributaristas ouvidos pela reportagem, os principais gargalos enfrentados pelo setor para se adequar foram – e ainda são – o cadastro e a correção das informações dispostas nele; os dados referentes à tributação dos produtos e o sistema de retaguarda da loja, que, além de ser “parrudo” o suficiente para dar conta do volume de dados, precisou passar por adequações a fim de armazenar e extrair as informações exigidas pelo Fisco, de acordo com o layout do Sped.

“Nossa primeira dificuldade foi fazer com que nosso sistema de gestão ficasse apto a suprir as necessidades impostas pela Receita Federal”, conta Adilson Weber, gerente de Gestão Fiscal da Coop, rede com 23 lojas no ABC Paulista e no interior do Estado.

Por mais preparados que os sistemas estivessem, foram necessários ajustes tanto nos softwares de retaguarda como nos que controlam a frente de caixa, explica Fábio Alves Izidoro, consultor da Contmatic Phoenix, especializada em softwares de gestão.

Outro ponto sensível: há empresas com sistemas que não são nacionais. Nesse caso, foi ainda mais complicado preparar a retaguarda para o Sped Contribuições, explica Marta Pelucio, professora da Fipecafi (Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis, Atuariais e Financeiras) e sócia da Praesum Contabilidade Internacional.

O cadastro também deu trabalho. Primeiro porque muitas das informações hoje requeridas pela Receita Federal sequer faziam parte dos bancos de dados médios. Segundo porque boa parte dos dados críticos, como a NCM e o regime de tributação, continham, em geral, algum erro.

“A maior dificuldade para os nossos clientes foi justamente corrigir essas informações e fazer ‘bater’ os dados que iam para o Sped com a realidade”, diz Marcos Gomes, diretor da MG Contécnica.

Foi preciso buscar erros e inconsistências no banco de dados e, ainda, criar regras para receber novos produtos de forma a diminuir as chances de os erros reaparecerem. A Coop chegou a contratar uma consultoria externa para ajudar a arrumar o cadastro, que tem 35 mil itens de venda ativos (45 mil contando os comercializados desde cinco anos atrás e 85 mil no total, incluindo aquisições não destinadas à revenda).

“Com a entrada em vigor desse módulo do Sped, qualquer erro no cadastro, especialmente na NCM, compromete a apuração do tributo e as informações vinculadas a isso”, explica Weber, o que pode redundar em gastos desnecessários com o Fisco, por exemplo.

Fernanda Albuquerque, advogada especializada em tributação e diretora administrativa do Supermercado Zattão, loja independente em Pirituba, explica que, com as margens cada vez mais espremidas, a atenção precisa ser redobrada. “Temos alto giro no açougue. Como perdemos recentemente boa parte dos créditos de PIS e Cofins em carnes, não podemos correr o risco de informar uma tributação maior por problemas de cadastro”, diz ela.

No caso da loja dela, cuja informatização vem de longa data (há mais de 20 anos) e cujo sistema estava apto a operar segundo o Sped desde junho de 2011, o foco maior foi para o recebimento de mercadorias.

A empresa definiu que sempre deve haver conferência da mercadoria com base no arquivo digital das notas fiscais dos fornecedores. Cada nova nota digital é importada para o sistema da loja e, na hora, os dados (como a crítica NCM e os preços) são checados e conferidos com os que já constam nos arquivos da empresa. “Qualquer inconsistência é apontada automaticamente, nada fica para depois”, conta Albuquerque.

Outra vantagem desse tipo de cuidado é evitar erro humano na digitação dos dados da nota fiscal do fornecedor no sistema da loja.

Segundo os especialistas ouvidos por SuperVarejo, boa parte dos sistemas de retaguarda já está apto a importar os dados digitais da nota fiscal, seja do arquivo enviado pelo fornecedor, seja diretamente do sítio da Receita Federal.

O primeiro envio do Sped Contribuições, estimam os consultores, ainda esteve longe do ideal, mesmo com toda a preparação a que supermercadistas, desenvolvedores e contabilistas se submeteram.

“Estamos mexendo no nosso cadastro desde janeiro de 2011, a partir de novembro passado começamos a trabalhar mais focados no Sped e, ainda assim, entregamos em março com retificações a serem feitas posteriormente”, conta Weber, da Coop.

A Receita Federal não respondeu, até o fechamento dessa reportagem, no final de abril, o balanço da primeira entrega. Mas consultores ouvidos por SuperVarejo estimaram que boa parte dos empresários (a maioria, na avaliação de alguns especialistas) entregaram a declaração com informações incompletas ou “sem movimento” para, depois, retificar.

“As multas por atraso são pesadas: R$ 5 mil por mês não enviado, cumulativos. Uma empresa que deixe de declarar por 3 meses, por exemplo, vai pagar R$ 15 mil pela primeira declaração atrasada, R$ 10 mil pela segunda e R$ 5 mil pela terceira, totalizando R$ 30 mil”.

Não tem milagre. A solução para a confusão inicial é mesmo “arrumar a casa”. Os especialistas ouvidos por SuperVarejo apostam que, já nos próximos meses, a situação comece a se normalizar. “O percentual de empresas que entregarão, propositalmente, as informações sem movimento deve cair pela metade já em abril. É reflexo das mudanças que já vem sendo feitas tanto nos bancos de dados como nos softwares. Ou seja, o essencial é continuar resolvendo esses dois gargalos”, explica Gomes, da MG Contécnica.

Bônus

Se é certo que a adequação é um ônus da nova legislação, o aumento do controle e da eficiência dos processos é o bônus. Afinal, corrigir os cadastros, ampliar a quantidade e a qualidade de informação disposta nele e melhorar os processos de recebimento, não servem apenas para deixar o Fisco satisfeito.

“Escriturar da forma correta, por exemplo, significa não pagar imposto a mais nem ficar vulnerável a uma autuação. Pagar mal é pagar duas vezes”, avalia Albuquerque, do Zattão. Informações que, antes, ficavam à margem do processo de gestão –ou escondidas em setores muito específicos-, agora ganharam holofotes, pois tornaram-se relevantes para o cumprimento da obrigação acessória do PIS/Cofins.

É o caso, por exemplo, de itens incidentes sobre a folha de pagamento e dos créditos de ambas as contribuições, que ficavam “escondidos”, quando no total mensal declarado pelo Dacon era o que dificultava a percepção de erros e mesmo de gastos desnecessários. “Isso pode melhorar inclusive o provisionamento de pagamento desses tributos, pois como o acompanhamento agora é em tempo real, é possível antecipar valores e se preparar melhor”, diz Lindner, da MegaSul Sistemas.

O professor da FIA, José Carlos de Souza Filho, especializado em tributos, evidencia um outro ganho: a possibilidade de enxergar mais claramente a tributação sobre as perdas e, assim, reduzi-las.

Segundo ele, o governo tributa todos os produtos, mesmo que, por perdas, não tenham sido vendidos. Com a escrituração item por item, vai ficar mais evidente para o varejista essa relação e o peso dela no bolso. “Vai ser preciso ter ainda mais atenção a esse já delicado tema”, avalia.

Menos sonegação, mais arrecadação

O Sped vem sendo implantado em módulos e aos poucos, desde 2009 e tem como principal objetivo tornar totalmente digital a entrega de documentos contábeis e fiscais aos governos municipais, estaduais e federal. Todos os principais impostos incidentes sobre a atividade empresarial estão ou estarão contemplados no Sped.

“O Fisco agora vai poder cruzar dados do Sped Contábil com o módulo do PIS e da Cofins, por exemplo, o que vai tornar mais rápida e mais exata a fiscalização”, diz Luís Aquaroli, consultor tributário e trabalhista da Performance Auditoria e Consultoria Empresarial.

Ele explica que os quatro principais módulos do Sped (Contábil, Fiscal, Contribuições e NF-e, a nota fiscal eletrônica) estão implantados, fechando o cerco para evitar ilícitos. “A partir dessas informações digitais, o governo pretende promover a atuação integrada dos fiscos [municipal, estadual e federal], racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias e tornar mais célere a identificação de problemas”.

Isso porque, com todas as informações em ambiente virtual, não mais em papel, o governo pode, por exemplo, confrontar dados que o empresário tenha declarado por intermédio dos diversos livros contábeis constantes do Sped Contábil com aquilo que ele declarou no complexo balanço do módulo das contribuições.

E não para por aí: é possível buscar inconsistências até mesmo cruzando informações de varejistas com as de seus fornecedores, por exemplo, utilizando-se da NF-e emitida pela indústria e dos dados declarados pelo comerciante.

“O Sped é um histórico de um determinado produto e, consequentemente, das atividades comerciais ligadas a ele. É possível, agora, rastrear toda a cadeia fiscal de um item comparando as informações dos vários módulos do sistema, tanto do varejo como da indústria”, complementa Ulisses Brondi de Almeida Prado, sócio-diretor da Asis Projetos, empresa de inteligência fiscal e contábil especializada em soluções tecnológicas para o Sped.

Com isso, o governo mira no aumento de arrecadação pela diminuição da possibilidade de sonegação, uma vez que cresce cada vez mais a possibilidade de acompanhar as atividades contábeis e fiscais das empresas, explica José Carlos de Souza Filho, da FIA.

Para tanto, outros módulos estão programados para entrar em vigor –caso do E-Lalur, cuja apuração deve começar em 2013, com entrega programada para 2014; e do Sped Fiscal (que apura ICMS e IPI) em São Paulo (como ICMS é um imposto estadual, cada unidade da federação tem regras próprias nesse caso).

Atualmente, mais de 5.500 empresas paulistas, totalizando 19.650 estabelecimentos de diversos segmentos, estão obrigadas ao Sped Fiscal. Juntas, elas respondem por 80% da arrecadação do ICMS estadual, segundo a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

A partir de outubro de 2012 deve começar a ser implantado, em seis etapas, um cronograma para a inclusão das empresas paulistas no Sped Fiscal. A previsão da Sefaz é completar essa implantação, abrangendo todas as firmas até janeiro de 2014.

Há, ainda, em nível federal, outros módulos em estudo, especialmente na área da previdência social e dos impostos incidentes sobre a folha de pagamentos.

Retaguarda na linha de frente: gestão mais cara

Com as mudanças ocorridas a partir da implementação de mais um módulo do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), o EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições, serviços de “retaguarda” e apoio, como softwares e contabilidade, viram estratégicos.

Conceitos contábeis e tributários com os quais o supermercadista sequer tinha de lidar são, agora, essenciais para a apuração correta e segura do PIS/Pasep e da Cofins, as duas contribuições abrangidas pelo novo módulo.

Segundo os consultores ouvidos por SuperVarejo, na prática, isso significa, basicamente:

1) Lançar mão de softwares mais robustos, que deem conta do tráfego de informações e que, efetivamente, sincronizem as informações de retaguarda (como estoque e cadastro) com a frente de caixa.

2) Adequar esses softwares às necessidades específicas do Sped e, quando for o caso, incrementar com produtos extras, como o sistema que importa os dados da NF-e diretamente do arquivo “.xml” enviado pelo fornecedor e disponível no sítio da Receita Federal.

3) Sincronizar o sistema da loja com o do contador. É preciso, explicam os especialistas ouvidos pela SuperVarejo, utilizar os mesmos parâmetros do sistema do contador para não haver discrepâncias no processo de importação/exportação de dados.

4) Buscar profissionais contabilistas qualificados para lidar com a complexidade de informações requeridas pelo Fisco, independentemente de a gestão contábil ser terceirizada ou não. O ideal é treinar e qualificar também os funcionários responsáveis pelo cadastro e pelo recebimento das mercadorias.

O problema disso é que, por ideal que seja, acaba redundando em aumento de custos para o varejista. “Há um aumento impulsionado pelo incremento do sistema de gestão e outro pelo contabilista, cujo trabalho se tornou muito mais complexo agora”, explica José Carlos de Souza Filho, professor da FIA especializado em tributos.

Os pequenos negócios, ainda de acordo com os consultores, são os que vão sofrer mais para se adaptar e para manter a apuração via Sped Contribuições (o que significa, por exemplo, evitar erros no cadastro nas novas entradas de dados).

Isso porque, principalmente, os programas mais acessíveis costumam ser menos “parrudos” e oferecer menos chances de adequações. Além disso, são as empresas menores que têm quantidade menor de funcionários. “Os menores, em geral, não tem uma equipe destinada a cuidar apenas desses ‘detalhes’ da contabilidade, nem recursos para investir em um sistema melhor ou em um serviço mais adequado de contabilidade”, alerta Marta Pelucio, professora da Fipecafi.

Fontes

Asis Projetos: (11) 3089-4737

Contmatic Phoenix: (11) 2942-6723

Coop: http://www.portalcoop.com.br/

FIA: (11) 3732-3535

Fipecafi: (11) 2184-2000

Megasul Sistemas: (11) 3774-1492

MG Contécnica: (11) 2575-1800

Performance Auditoria e Consultoria Empresarial: (11) 2539-0632

Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo: (11) 3243-3400

Zattão Supermercado: (11) 3974-7266

Infográfico Sped 360º

Os principais módulos do Sped –agora- já estão em vigor:

NF-e

A Nota Fiscal eletrônica foi o primeiro dos módulos a entrar em vigor, num esforço conjunto entre as secretarias estaduais e a Fazenda nacional. Foi o primeiro passo para o registro digital dos fatos geradores de impostos como ICMS e IPI.

Sped Contábil (ou ECD –Escrituração Contábil Digital)

Substituiu a escrituração física em papel pela digital, criando versões virtuais dos livros: razão, diário, balancetes etc. Serve para acompanhamento patrimonial e também como um dos parâmetros para aferição de impostos como IRPJ, CSLL, PIS e Cofins. Sped Fiscal (ou EFD –Escrituração Fiscal Digital- ICMS IPI) Foi implementado completamente em alguns estados, mas noutros ainda não (caso de São Paulo, que é obrigada ao envio das informações via Sped parte das empresas, não todas ainda). É a base para a apuração de impostos como ICMS e IPI.

Sped Contribuições (ou EFD –Escrituração Fiscal Digital- PIS Cofins)

Recém-implementado para as empresas optantes pelo lucro real, é o mais complexo de todos os módulos, pois exige a entrada de informações item a item comercializado. Serve para ajudar a apurar as contribuições PIS/Pasep e Cofins.

Publicado em por

Transcrito da Revista Super Varejo http://www.supervarejo.com.br/supervarejo/?p=67